快件代理應正確確定快件的類(lèi)型，除商業(yè)文件和資料信函屬"文件"類(lèi)外，其余均屬于"包裹"類(lèi)，文件封內只能裝入文件類(lèi)物品，小片的布樣、塑料片等非文件類(lèi)物品不可作為文件發(fā)運。包裹類(lèi)快件需提供具有發(fā)件公司名抬頭的形式發(fā)票兩份，并加蓋發(fā)件公司印章。
發(fā)票 應列明所發(fā)快件的品名、數量、原產(chǎn)地、海關(guān)聲明價(jià)值等資料。品名請用中文填寫(xiě)，特殊的貨物（專(zhuān)業(yè)性較強的物品）請要求客戶(hù)提供中英文品名，混裝貨物請提供裝箱清單，SES會(huì )嚴格按快件代理提供的形式發(fā)票的內容向海關(guān)申報。
快件代理應要求實(shí)際發(fā)件公司在運單上加蓋其公司印章。請提供準確的收件公司名稱(chēng)、地址、郵政編碼（去往美國的快件尤為重要）、電話(huà)及傳真、聯(lián)系人姓名等資料，錯誤的地址和電話(huà)將影響快件的派送和中轉。SES不接受郵政信箱(P.O.BOX)的地址。除香港和臺灣接受中文地址外，請一律用英文填寫(xiě)收件人資料。
快件的計費重量是以快件實(shí)際重量（毛重）和體積重量相比，取二者中較大者而確定。體積重量的計算方法是用快件的最長(cháng)Ｘ最寬Ｘ最高/6000得出，以厘米(Cm)為單位度量，不足1厘米進(jìn)位為下一個(gè)1厘米長(cháng)度，如快件尺寸為33.2X54.5X75.2，則體積重量計算為34X55X76/6000=24.0公斤。SES對中轉的國際快件須嚴格按此辦法計算。 對香港派送的快件及散貨原則上不計算體積重量，但當一票輕泡貨物的體積重量超過(guò)實(shí)際重量40％時(shí)，則該票快件的計費重量＝（實(shí)際重量＋體積重量）/2，例如：快件實(shí)重100公斤，體積重量150公斤，則其計費重量為（100 150）/2=125公斤。中港散貨運輸計費重量的確定方式由散貨代理與SES簽定的《中港散貨及快件運輸協(xié)議》規定。
除快件業(yè)務(wù)必須的信息資料外，快件代理應在運單明顯位置以及清單上標明其在SES的四位電腦代號，以便有查詢(xún)需要時(shí)可以及時(shí)識別發(fā)件的快件代理，盡快通知發(fā)件客戶(hù)。
對于未按以上1-4要求操作，或提供資料不正確，致使SES無(wú)法及時(shí)中轉或派送的快件，SES將暫時(shí)轉為HOLD件（暫扣件），待快件代理確認有關(guān)事宜后再行中轉及派送。
發(fā)件客戶(hù)如提供了由政府行政部門(mén)簽發(fā)的有效的配額、許可證、原產(chǎn)地證明、商檢證明、熏蒸證明等文件，快件代理應事先明確通知SES正確使用該文件向中國及快件終到國海關(guān)報關(guān)，并使用妥善方式將文件交給SES。如因快件代理未事先明確知會(huì )SES使用該文件而造成該文件失效，因而導致該文件項下的快件無(wú)法報關(guān)、清關(guān)而產(chǎn)生的一切損失，SES不承擔任何責任。
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